Las asociaciones y organizaciones sin ánimo de lucro gestionan datos personales de socios, voluntarios, beneficiarios, donantes y trabajadores. Aunque muchas creen que el RGPD solo afecta a empresas, la normativa es plenamente aplicable a cualquier entidad que trate datos personales, incluidas asociaciones culturales, deportivas, vecinales, sociales y ONGs.
Esta guía explica de forma clara qué obligaciones tienen estas entidades, qué errores suelen cometer y cómo cumplir correctamente la normativa.
Qué datos personales tratan las asociaciones y ONGs
El tratamiento de datos en estas entidades suele incluir:
- Datos identificativos de socios y voluntarios
- Datos bancarios para cuotas o donaciones
- Datos de menores en actividades educativas o deportivas
- Datos de salud en actividades sociales o asistenciales
- Datos sensibles sobre discapacidad, exclusión social o apoyo psicológico
- Imágenes y vídeos de actividades y eventos
Muchos de estos datos están considerados como categorías especiales, lo que implica obligaciones reforzadas.
Obligaciones RGPD para asociaciones y ONGs
1. Registro de Actividades de Tratamiento
Toda asociación debe documentar qué datos recoge, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y con qué base jurídica.
2. Información a socios, voluntarios y beneficiarios
Es obligatorio informar de forma clara sobre:
- Responsable del tratamiento
- Finalidad
- Base jurídica
- Derechos de los interesados
- Cesiones o transferencias
- Plazos de conservación
3. Consentimiento cuando sea necesario
Especialmente en:
- Publicación de imágenes
- Datos de menores
- Datos de salud
- Comunicaciones comerciales o informativas
4. Contratos con proveedores
Si la asociación utiliza servicios externos (gestoría, hosting, mailing, aplicaciones de gestión), debe firmar contratos de encargado del tratamiento.
5. Medidas de seguridad
- Control de accesos
- Copias de seguridad
- Cifrado de dispositivos
- Protocolos internos
- Confidencialidad del personal y voluntarios
6. Evaluación de Impacto (EIPD) en casos de alto riesgo
Obligatoria cuando se tratan datos sensibles de forma sistemática o de colectivos vulnerables.
7. Delegado de Protección de Datos (DPO)
Será obligatorio si la asociación trata datos sensibles a gran escala o de forma sistemática. Ejemplos: asociaciones de salud, discapacidad, atención social, menores o colectivos vulnerables.
Errores más comunes en asociaciones y ONGs
- No disponer de política de privacidad actualizada
- No informar correctamente a socios y voluntarios
- Publicar fotos de actividades sin consentimiento
- Gestionar datos de menores sin autorización de los padres
- Usar WhatsApp sin cláusula informativa
- No firmar contratos con proveedores
- No controlar quién accede a los datos
- No tener un protocolo ante brechas de seguridad
Cómo cumplir el RGPD paso a paso
- Identificar los tratamientos de datos que realiza la asociación.
- Elaborar el Registro de Actividades de Tratamiento.
- Actualizar la política de privacidad y los formularios de inscripción.
- Obtener los consentimientos necesarios.
- Firmar contratos con proveedores.
- Implantar medidas de seguridad técnicas y organizativas.
- Establecer un protocolo de brechas de seguridad.
- Valorar si es necesario un Delegado de Protección de Datos.
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